Elektroniska filer överförs genom vår automatiska importtjänst. Fysiskt material skickas till vår inskanningstjänst som digitaliserar och klassificerar materialet, de digitaliserade filerna skickas sedan till våra importtjänster. Om ni önskar skanna in det fysiska material själva så levererar vi skanningskomponenterna direkt till er.
Informationsflödet genom vår lösning sker både genom kanaler och manuella interaktioner. Regelstyrda arbetsflöden och notifieringar, såsom automatisk gallring och påminnelser för avtalsrevideringar, baseras på karakteristiken av lagrad data och kan delges olika intressenter genom systemets stöd för automatiska processer och regelverk.
Lagring sker i vårt GDPR – och OAIS kompatibla e-arkiv som befinner sig i fysiskt säkrade hallar inom Sveriges gränser, där både lagring och datatransport sker krypterat. Alternativt sker lagringen i er egna systemmiljö och hanteras i enlighet med era policys, drift- och säkerhetsrutiner.
När filerna är lagrade, klassicerande och sökbara kan de enkelt återsökas via webbklient. Önskas ni att filer/metadata eller poster skall föras vidare in i era andra verksamhetssystem så finns färdiga integrationer mot flera verksamhetssystem tillgängliga, alternativt så finns ett väldokumenterat RestAPI tillgängligt.
D-Safe® innefattar fullt stöd för såväl slutarkivering enligt OAIS-modellen liksom de krav som ställs på ett modernt mellanarkiv inklusive avancerad behörighetshantering och kopplingar till olika verksamhetssystem och tjänster som dagligen nyttjas.
D-Safe® hanterar alla typer av inflöden, såväl digitala som fysiska, liksom digitala exporter till andra interna och externa system. Informationsflödet genom våra system sker både genom förkonfigurerade kanaler och genom manuella interaktioner.
Regelstyrda arbetsflöden och notifieringar, baserad på karakteristiken av lagrad data, delges olika intressenter genom systemets stöd för automatiska processer. Olika standardregler erbjuds, som automatisk gallring och påminnelser, och andra arbetsflöden definieras genom systemets regelverksfunktioner.
Genom tilläggsmodulen Titius kompletteras de mer traditionella sökfunktionerna med inbyggd AI-funktionalitet, som ger användaren avancerad möjlighet att efterfråga snabba relevanta svar, förslag eller rekommendationer utifrån all lagrad information i D-Safe®.