Lösningar

Samtliga komponenter i våra lösningar innefattas av hög grad av tillförlitlighet och säkerhet. Med fokus på innovation arbetar vi ständigt för att förbättra och utveckla våra lösningar.         

Vad vi levererar

Olmia levererar produkter och tjänster inom digitalisering, datafångst, e-arkiv, AI och återsökning av data. Vi erbjuder lösningar för både mellan- och slutarkivering enligt internationella standarder, så att er digitala information bevaras säkert och är tillgänglig över tid. 

Import

Elektroniska filer överförs genom vår automatiska importtjänst. Fysiskt material skickas till vår inskanningstjänst som digitaliserar och klassificerar  materialet, de digitaliserade filerna skickas sedan till våra importtjänster. Om ni önskar skanna in det fysiska material själva så levererar vi skanningskomponenterna direkt till er.

Kontroll

Informationsflödet genom vår lösning sker både genom kanaler och manuella interaktioner. Regelstyrda arbetsflöden och notifieringar, såsom automatisk gallring och påminnelser för avtalsrevideringar, baseras på karakteristiken av lagrad data och kan delges olika intressenter genom systemets stöd för automatiska processer och regelverk.

Lagring

Lagring sker i vårt GDPR – och OAIS kompatibla e-arkiv som befinner sig i fysiskt säkrade hallar inom Sveriges gränser, där  både lagring och datatransport sker krypterat. Alternativt sker lagringen i er egna systemmiljö och hanteras i enlighet med era policys, drift- och säkerhetsrutiner.

Tillgänglighet

När filerna är lagrade, klassicerande och sökbara kan de enkelt återsökas via webbklient. Önskas ni att filer/metadata eller poster skall föras vidare in i era andra verksamhetssystem så finns färdiga integrationer mot flera verksamhetssystem tillgängliga, alternativt så finns ett väldokumenterat RestAPI tillgängligt.

Digitalisering

Hur inkommer er data?

Vår samlade erfarenhet är att man ofta har lösningar, strategier och processer på plats för digitalisering – i alla fall för sin egen producerade data. Detta är ofta ett krav i dagens arbetsliv, inte minst med tanke på de lagar och förordningar omkring personlig och känsliga data som behöver lagras och hanteras på ett säkert och korrekt sätt. Om man sedan nyttjar sig av intern eller extern fillagring, databasbaserade verksamhetssystem och/eller kompletterande arkivlösningar skiljer sig ofta utifrån behov, krav och typ av verksamhet.

Den extern producerade data som inkommer och som de allra flesta idag har en lösning för är oftast fakturahantering, dvs leverantörs- el omkostnadsfakturor.  Fysiska fakturor skannas och hanteras ofta av externa utförare och en allt större andel inkommer direkt i ett elektroniskt förbestämt format.
Men hur hanteras all annan inkommande data, förutom fakturor? Det som ofta är ett eftersatt område är de till verksamheten övriga filer och informationsbärare som inkommer via olika kanaler, både elektroniskt och fysiskt.

Digitala filer och data inkommer både automatiskt och manuellt i vitt skilda format, via filöverföringar, mail, sociala medieverktyg, systemintegrationer etc.  

Fysiska filer tas in via post och bud, dessa behöver först digitaliseras och kategoriseras innan de förs vidare in i de olika besluts- och verifieringsprocesserna.  

Hur hanterar ni er data?

Hur kan vi hjälpa er?

Olmia hjälper er hantera hela den inkommande data- & posthanteringen, såväl digital som fysisk, på ett enhetligt sätt. Vi levererar, i samarbete med våra samarbetspartners, tjänster och produkter för att importera data genom både fysisk skanning och olika former av automatiska, manuella & semi-manuella digitala överföringar. Vi kan assistera er med klassificering och tolkning av informationen genom flera tekniker – allt ifrån traditionell OCR tolkning, textextrahering med smarta uppslag, fulltextindexering och AI-tjänster såsom machine learning metoder och klassificering.

Sedan ser vi till att data och filer skickas till respektive ansvarig för attest/verifiering, innan vi antingen lagrar fil och data i vårt e-arkiv och/eller vidarebefordrar information vidare till respektive verksamhetssystem utefter de arbetsprocesser och -flöden som ni arbetar utefter.

Hos flera kunder tar vi även hand om lagringen av interna, egenproducerade filer och data. Och självklart kan vi göra det även för er och om det passar just ert behov och process.  
Med stöd av våra välrenommerade samarbetspartners kan vi leverera digitalisering både som tjänst eller som produkter.

Lagring

Vår lösning inbegriper både säker digital arkivering, processer för hur av den lagrade informationen hanteras, liksom tillgängliggörande av den lagrade informationen genom både traditionella sökfunktioner och kognitiv teknik som - genom att nyttja GDPR anpassad LLM i kundens egna proprietära datamängd - kan prestera fullt i paritet med de mest populära webbaserade AI-tjänsterna.
D-Safe® produktserie innefattar en komplett och modern OAIS- och GDPR kompatibel digital plattform med komponenter för lagring, återsökning, formatering, visning, transformation och livscykelhantering. Lösningen är designad för att möta kraven för både mellan- och slutarkivering och kan enkelt byggas ut med enskilda kundanpassningar, som utvecklas av oss eller av kunderna själva för att erbjuda den flexibilitet som behövs för att lösa specifika behov.

D-Safe® produktserie utvecklas kontinuerligt med starkt fokus på skalbarhet, effektiv datahantering och säkerhet och kan levereras genom kostnadseffektiva molninstallationer eller genom storskaliga installationer i kundens egna IT-miljö.

Integration

Integrationsgränssnittet för D-Safe® består av ett modernt restAPI för lagring och återsökning av information. Det är utvecklat för att erbjuda smidiga integrations möjligheter och innefattar källkod i C# och Swagger-dokumentation för enkel integration. Fullt dokumenterat gränssnitt finns tillgängligt och kan testas genom plugins i webb-läsare. Alla funktioner i lagringsplattformen är exponerade. D-Safe® använder API:et även internt och är därigenom alltid uppdaterad, supporterad och säker.

D-safe® är utvecklad med prestanda och säkerhet i åtanke och genomgår löpande extern penetrationstestning.
D-Safe® har en webbaserad administration för full hantering och konfiguration av olika användarbehörigheter för rollbaserad administration av systemet. Smidig konfiguration av användare, grupper, behörigheter, säkerhet, datatransformation och mycket mer.

D-Safe® Admin tillhandahåller alla funktioner som behövs för att upprätthålla systemet i bästa skick, alltifrån små organisationer till stora företag med avancerade behov av systemkonfiguration.

Administration

D-SAfe Funktioner

E-arkiv

D-Safe® innefattar fullt stöd för såväl slutarkivering enligt OAIS-modellen liksom de krav som ställs på ett modernt mellanarkiv inklusive avancerad behörighetshantering och kopplingar till olika verksamhetssystem och tjänster som dagligen nyttjas.

ECM

D-Safe® hanterar alla typer av inflöden, såväl digitala som fysiska, liksom digitala exporter till andra interna och externa system. Informationsflödet genom våra system sker både genom förkonfigurerade kanaler och genom manuella interaktioner.

BPM

Regelstyrda arbetsflöden och notifieringar, baserad på karakteristiken av lagrad data,  delges olika intressenter genom systemets stöd för automatiska processer. Olika standardregler erbjuds, som automatisk gallring och påminnelser, och andra arbetsflöden definieras genom systemets regelverksfunktioner.

AI

Genom tilläggsmodulen Titius kompletteras de mer traditionella sökfunktionerna med inbyggd AI-funktionalitet, som ger användaren avancerad möjlighet att efterfråga snabba relevanta svar, förslag eller rekommendationer utifrån all lagrad information i D-Safe®.

Tillgänglighet

Vi levererar ett effektivt tillgängliggörande av er skyddsvärda information. På ett säkert, kontrollerat och skalbart sätt.

Den webbaserade klienten till D-Safe® erbjuder en säker åtkomst till er data genom valbar webbläsare. Sök, uppdatera, ändra, ta bort och lägg till data i arkivet och begränsa tillgången till känsliga uppgifter. Den digitala informationen i D-Safe® kan även göras tillgänglig via integration med andra verksamhetssystem.
Nyttan av vår lösning kan beskrivas genom att titta specifikt på vilka resultat som erbjuds med olika typer av sökmetoder:

1. Sökning på fördefinierade metadata-värden träff på dokumentnivå.

2. Sökning på taggar, dvs beteckningar som en användare angett som komplement till fördefinierade metadata-värden träff på dokumentnivå.

3. Sökning på fritext, dvs ett eller flera ord/fraser som finns i löpande text träff på dokumentnivå, därefter i löpande text i enskilt dokument.

4. I löpande text efterfråga svar, förslag eller rekommendation utifrån all lagrad information svar/förslag eller rekommendation i textform, med hänvisning till fakta angiven på sidnivå.

Hur kan information eftersökas?

Vilka sökresultat erbjuds?

Ett traditionellt slutarkiv har funktion på nivå 1, mer sällan på nivå 2 och 3 och aldrig på nivå 4.

Moderna mellanarkiv/ECM lösningar kan erbjuda funktion 1, 2 och 3.

Webbaserade AI-tjänster (ChatGPT mfl) har funktion 4, men kan inte alltid säkerställa att skyddsvärd information hanteras i enlighet med GDPR.  

Ett fåtal informationssystem kan erbjuda 1, 2, 3 och 4. Ännu färre leverantörer kan erbjuda 1, 2, 3 och 4 på ett sätt där lagrad data hanteras på ett säkert sätt i en för kunden specifik systemmiljö med lokal lagring av data, där kundens data inte lämnar landet och som lever upp till gällande regelverk och lagstiftning.
Genom D-Safe® erbjuds inte enbart ett säkert lagringssystem, utan en effektiv informationshantering som kombinerar alla ovan sökmetoder. Nyttan av vår lösning innebär på så sätt ett effektivt tillgängliggörande av er skyddsvärda information. På ett säkert, kontrollerat och skalbart sätt.

Vad är nyttan?